DJ Tipps: Stellt diese Fragen unbedingt euren Kunden!

Eine erstklassige Feier erfordert eine sorgfältige und frühzeitige Planung - sowohl von euch als DJs als auch von demjenigen, der die Veranstaltung ausrichtet. Der erste Schritt bei der Vorbereitung ist das gemeinsame Gespräch zwischen euch und eurem Kunden, in dem die wesentlichen Aspekte der Feier besprochen werden sollten. Doch welche Themen sollten vorab geklärt werden und wann sollte der DJ auf den Kunden zugehen? In diesem Artikel haben wir die 10 wichtigsten Fragen für das Vorgespräch mit euren Kunden zusammengestellt. Hier kommt unsere Checkliste für das Erstgespräch: 

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Welche Frage müsst ihr unbedingt mit euren Kunden vor der Feier klären?

 1. Location: Wo findet die Feier statt?

Sehr häufig sind es die einfachsten Infos, die zu Problemen führen können, das gilt auch für die Location. Obwohl die Adresse des Veranstaltungsortes normalerweise vom Kunden in der Buchungsbestätigung angegeben werden, ist es ratsam, diese Informationen in einem Kundengespräch erneut zu prüfen. Auf diese Weise könnt ihr unbeabsichtigte Fehlinformationen, Zahlendreher oder kurzfristige Änderungen des Kunden ausschließen und verhindern, dass ihr am Tag der Veranstaltung vor dem falschen Ort steht. Ebenso relevante Fragen in Bezug auf die Räumlichkeiten sind:

• Wie groß ist der Raum?
• Welche Beschaffenheit hat der Veranstaltungsort? (Scheune, Ballsaal, Kneipe, Wohnzimmer, Berghütte oder möglicherweise ein Schiff?

Es gibt zahlreiche einzigartige Partylocations, auf die ihr als DJs vorbereitet sein solltet. Auch die Anfahrt mit dem Auto sollte geklärt werden, um die DJ-Ausrüstung sicher zum Veranstaltungsort zu können. Wenn die Feier im Freien stattfindet, muss die Technik vor Regen geschützt werden, um die Bedingungen für die Geräteversicherung zu erfüllen. Häufig verweisen Kunden auch auf den Eigentümer des Veranstaltungsortes. In diesem Fall solltet ihr ebenfalls Kontakt aufnehmen, um alle notwendigen Informationen zu erhalten und mögliche Fragen zu klären.

2. Welches Genre und welche Musik soll gespielt werden?

Der Musikgeschmack ist ein sehr subjektives Thema. Genau das ist der Grund, warum ihr unbedingt im Voraus klären solltet, welche Musik gespielt werden soll und welche nicht. Niemals sollte während einer Veranstaltung eine Diskussion darüber entstehen!

Aus diesem Grund ist es äußerst wichtig, bereits im ersten Kundengespräch ausführlich über die gewünschten Musikrichtungen, spezielle Wunschlieder und auch NoGos zu sprechen. Es ist sehr wichtig, dass die Musikschwerpunkte mit den Vorstellungen des Kunden übereinstimmen. Sobald dies geklärt ist, können weitere Details rund um die Musik besprochen werden.

Es ist auch ratsam, im Voraus zu klären, wie mit NoGo-Liedern umgegangen und ob internationale Musik gespielt werden soll. Der Kunde kann eventuell auch besondere Lieder zur Verfügung stellen, das erleichtert euch die Recherche.

Bei Hochzeiten ist der Hochzeitstanz ein wichtiger Bestandteil. Auch hier ist es sinnvoll, den Ablauf und die musikalische Begleitung mit dem Kunden zu besprechen. Übrigens: Kunden schätzen oft Vorschläge und Tipps zum Ablauf, da der DJ viel Erfahrung hat und sie entsprechend gut beraten kann.

3. Welche technischen Anforderungen braucht das Event?

Die meisten Kunden buchen ein technisches Basis-Paket bei euch. Die meisten Kunden wissen aber nicht, welche technik wirklich benötigt wird. Hier ist unbedingt eine zweite Absprache nötig! Damit garantiert ihr einen reibungslosen Ablauf und steht nicht plötzlich mit einer PA, die auch 50 Personen ausgelegt ist, vor 300 Personen feierlustigen Gästen. 

Eventuell werden auch Nebelmaschinen oder Karaoke-Systeme gebraucht. Schlagt euren Kunden also gerne euer gesamtes Angebot vor, wenn Interesse besteht. 

Wichtig: Als DJ solltet ihr auch potenzielle Vorgaben des Veranstaltungsortes bezüglich eurer Technik abklären. Z. B. ob Nebelmaschinen gestattet sind oder ob es bestimmte Lautstärkegrenzen gibt.

4. Aufbau der Technik. Wann und Wo?

Informiert eure Kunden unedigt über die Dauer des Aufbaus. Der Technikaufbau dauert je nach Größe der Anlage und der Location in der Regel 1 bis 1,5 Stunden. Die Aufbauzeit sollte im Preis inbegriffen sein. Voraussetzung ist jedoch, dass der Aufbau unmittelbar vor Spielbeginn erfolgen kann und keine Pausenzeiten zwischen Aufbau und Spielbeginn entstehen. Wir empfehlen euch, die genaue Startzeit der Musik festzulegen und darauf hinzuweisen, dass ein Aufbau während der Veranstaltung störend sein kann. Eine frühzeitige Aufstellung des DJ-Pults vor dem Eintreffen der Gäste ist daher immer zu empfehlen. 

Klärt auch mit dem Veranstaler noch einmal alle Details ab:

- Darf eine Nebelmaschine benutzt werden? Gibt es Feuermelder?

- Wie laut darf die Musik werden?

- Welche besonderheiten gibt es noch beim Veranstaltungsort?

5. Was ist der genau Ablauf des Events?

Jede Feierlichkeit hat einen individuellen Ablauf. Wann startet die Festlichkeit? Ist ein Ende vorgesehen oder nicht? Gibt es spezielle Programmpunkte? Wann ist die Essenszeit? Häufig lassen sich Events nicht bis ins kleinste Detail planen, jedoch existiert ein grober Ablauf, der im Vorfeld festgelegt wird. Als DJ musst du den Ablauf kennen!

Für euch ist es zweifellos von Vorteil, frühzeitig über den geplanten Ablauf informiert zu werden. Auf diese Weise könnt ihr hilfreiche Ratschläge geben, falls beispielsweise zu viele Darbietungen oder ein zu dicht getaktete Programm vorgesehen ist. Es ist für den DJ eine Herausforderung, die Gäste nach einer Unterbrechung erneut auf die Tanzfläche zu locken. Das sollte dem Kunden bei der Planung des Programms bewusst sein.

6. Dresscode? Gibt es einen und wenn ja gilt dieser auch für den DJ?

Die Art der Veranstaltung gibt häufig Auskunft über den Dresscode. Allerdings kann eine Hochzeit total klassisch in einem Schloss oder auch als entspannte Gartenparty in einer Grillhütte stattfinden. Die Wünsche des Kunden sind natürlich ausschlaggebend. Und ihr solltet in jeden Fall über den Dresscode Bescheid wissen. Auch ein Geburtstag kann als Motto-Party gefeiert werden, weshalb es wichtig ist, sich auf die Kleiderordnung einzustellen. Es wäre echt unangenehm im Anzug auf einer legeren Gartenparty zu erscheinen. Deshalb empfiehlt es sich, nachzufragen, um Klarheit zu schaffen

7. Was ist für den DJ inklusive?

Es ist manchmal unklar, ob ihr als DJ auch beim Catering mitmischen dürft oder nicht. Um unangenehme Situationen zu vermeiden, solltet ihr vor der Veranstaltung mit eurem Kunden klären, ob ihr am Essen teilnehmen könnt und wie es mit euren Getränken während der Veranstaltung gehandhabt wird. In den meisten Fällen stellt der Kunde die Verpflegung bereit, zumindest für nichtalkoholische Getränke. Es ist jedoch wichtig zu wissen, in welchem Umfang dies geschieht. Auf dieser Grundlage könnt ihr dann entscheiden, ob ihr eigene Verpflegung mitbringen müsst.

8. Wie alt sind die Gäste?

Obwohl nicht pauschal gesagt werden kann, dass ältere Menschen ausschließlich Schlager hören und junge Menschen sich für Charts und Hip Hop begeistern, ist es dennoch wichtig zu wissen, wie alt die Gäste im Durchschnitt sind. Wenn es sich beispielsweise um einen 80. Geburtstag mit vielen älteren Gästen handelt, sollte die Musikauswahl und der Ablauf der Veranstaltung entsprechend angepasst werden. Auch die Anwesenheit von Kindern sollte berücksichtigt werden. Sollte die Musik auch auf sie abgestimmt werden? Sind Einschränkungen bei der Lautstärke notwendig, beispielsweise während des Essens oder wegen der Kinder? Diese Informationen sind von großer Bedeutung für eine erfolgreiche Veranstaltung. Fragt auch gern bei einer Hochzeit nach, wie alt das Brautpaar ist, selbst am Telefon kann man das genau Alter des Gegenübers nicht immer einschätzen. 

9. Was gibt es noch für zusätzliche Wünsche?

Welche Besonderheiten sind noch geplant? Feuerwerk? Spzielle Spiele? FRagt einfach so genau wie möglich nach. Im besten Fall lasst ihr euch auch die Kontaktdaten der Personen geben, die die Planung machen und über alle Überraschungen im Bilde sind. 

Als DJ habt ihr außerdem viele Kontakte im Bereich Event. 

Tipp von uns

Fragt eure Kunden, mit welchem Service ihr bei den Vorbereitungen noch helfen könnt. Die Kunden werden sich riesig über eure Empfehlungen freuen. Haltet deshalb bei jeder Hochzeit die Augen offen. Wenn ihr das Catering super findet, dann merkt euch den Caterer und empfiehlt ihn weiter! So entstehen auch tolle Freundschaften und Kooperationen. 

10. Kontakt zum Kunden

 Alle unsere DJs müssen sich innerhalb von 48 Stunden nach Buchungsannahme bei ihren Kunden melden. Je nach dem wie ihr eure Planung macht solltet ihr dem Kunden immer eine Möglichkeit bieten euch Rückfragen zu stellen oder Änderungen anzugeben. 

Vereinbart dazu am besten beim ersten Gespräch einen Kanal, denn ihr dafür nutzen wollt. Manche mögen Kommunikation nur über Whatsapp, andere bevorzugen E-Mail oder andere Wege. Das Wichtigste hier ist, dass es überschaubar für all bleibt!

Fazit

Kleines Fazit von uns: Haltet eure Fragen am besten einmal fest und eignet euch einen geregelt Ablauf an. Das erspart euch und euren Kunden viel Zeit und auch mögliche Pannen, werden so reduziert. 

Wir wünschen euch viel Freude beim Feiern!