Firmenevents gewinnen immer mehr an Popularität. Denn sie schaffen nicht nur unvergessliche Momente für die Mitarbeiter, sondern sorgen obendrein auch noch für ein gesundes Arbeitsklima. Der Begriff des Feel-Good-Management ist aus dieser Bewegung entstanden und betont eine Arbeitsweise, welche auf Augenhöhe beruht und veraltetet Hierarchie-Strukturen nicht mehr in den Vordergrund stellt. Ein Firmenevent unterstützt diese Feel-Good-Mentalität, indem es die Mitarbeiter für ihre Arbeit entlohnt und auch die Beziehungen untereinander stärkt. Damit ihr ein solches Firmenevent erfolgreich planen und durchführen könnt, habe wir eine praktische Checkliste zusammengestellt. Diese hilft euch dabei im Organisations-Jungle fokussiert zu bleiben!
Euer Vertrauen ist uns wichtig, daher zur Info: Dieser Artikel kann Empfehlungs-Links enthalten. Wenn ihr darauf klickt und dann etwas kauft oder bucht, erhalten wir eine kleine Provision. Euch entstehen dadurch keine Mehrkosten. Vielen Dank, dass ihr unsere Arbeit damit unterstützt.
Firmenevent einfach und erfolgreich planen
Unsere Checkliste enthält 6 wichtige Punkte, die ihr bei der Planung der Firmenfeier unbedingt beachten solltet. Wir zeigen euch, wie ihr die einzelnen Komponenten so organisiert, dass euer Firmenevent garantiert unvergesslich wird. Damit ihr einen ersten Überblick über die Planung für das interne Eventmanagement bekommt, zeigen wir euch nun die essentiellen Bestandteile der Planung:
- Zeitliche Festlegung aller Firmenevents für das Kalenderjahr
- Frühzeitige Buchung der Location
- Einladung & Teilnehmerlisten
- Inhalt des Events, Ausarbeitung der Programmpunkte
- Finale Info für die Teilnehmer
- Kostenplan
Hier könnt ihr eine grobe Unterteilung der wichtigsten Arbeitsschritte sehen. Damit ihr auch im Detail wisst, was wirklich mit der Planung eines Firmenevents auf euch zukommt, erklären wir nun die einzelnen Schritte im Detail.
1. Eventplan erstellen
Zunächst solltet ihr euch zu Anfang des Jahres einen Event-Jahresplan erstellen, damit ihr einen guten Überblick über die zeitlichen Rahmen bekommt. Hierbei solltet ihr auch den euch verfügbaren Budgetrahmen im Auge behalten. Wenn ihr 4 Firmenevents für das gesamte Jahr plant, solltet ihr nicht die Hälfte des verfügbaren Budgets für das erste Firmenevent einplanen. Ein solider Finanzplan ist sinnvoll. Im Rahmen dieses Gesamtbudgets könnt ihr nun kleinere und größere Firmenevents planen. Entscheidet euch für eine ausgewogene Verteilung zwischen aktiven Events, familienfreundlichen Unternehmungen und Feierlichkeiten.
Kleinere Unternehmen können z. B. LaserTag, Bubble Ball, eine besonders ausgefallene Stadtführung, eine Büroparty oder ein Spieleabend planen. Bei größeren Betrieben werdet ihr auch aufwendigere Events planen müssen. Natürlich variiert je nach Unternehmensgröße der zeitliche Aufwand für die Planung. Mehr zum Thema Inhalt, könnt ihr unter Punkt 4 nachlesen.
2. Location
Gerade die Planung eines großen Firmenevents erfordert eine rechtzeitige Buchung der Location. Wenn Gäste aus dem Ausland erwartet werde, müsst ihr euch auch um Hotelbuchungen kümmern. Je früher Termin und Location feststehen, umso einfacher wird eure Planung, da euch eine größere Auswahl an Locations zur Auswahl steht. Es spricht nichts dagegen die Location für die Firmen-Weihnachtsfeier schon im Frühling und spätestens im Sommer zu buchen.
Unterkunft & Anreise
Bei der Wahl eurer Location könnt ihr darauf achten, dass diese gut an den öffentlichen Verkehr angebunden ist, um unnötige Taxikosten zu vermeiden. Eine weitere Möglichkeit ist die Organisation eines Shuttle-Buses, der eure Gäste sicher wieder nach Hause oder in die Nähe von ÖPNV bringt.
Gäste aus dem Ausland sollten ebenfalls ortsnah untergebracht werden. Eine Ferienwohnung bietet hier in manchen Fällen eine bessere Alternative zum Hotel, vor allem, wenn die Mitarbeiter aus dem Ausland länger bleiben möchten.
3. Die Einladung
Sobald der Termin und eine passende Location feststehen, könnt ihr euren Mitarbeiter und Kollegen eine zeitnahe Einladung schicken. Wichtig: Bleibt konkret mit den wichtigsten Inhalten, doch verratet nicht alles, was auf die Mitarbeiter zukommt. Ihr solltet das Interesse wecken und dennoch einen gewissen Überraschungs-Zauber beibehalten. Das macht Kollegen neugierig und die Entscheidung einer Zusage wahrscheinlicher. Lasst zum Beispiel die Location und das Programm unerwähnt. Das sorgt außerdem für eine unterhaltsame Stimmung und Gesprächsstoff im Betrieb.
Teilnahme abfragen
Mit einem Link zu einer Online-Umfrage (z. B. doodle) können die Kollegen ganz einfach ihre Teilnahme zu- oder absagen. Dadurch bleibt die Planungsphase übersichtlich. Außerdem solltet ihr unbedingt eine Deadline für die Rückmeldung nennen, damit ihr auch zeitnah mit der Planung von Aktivitäten und Catering beginnen könnt.
Unser Tipp: Wenn ihr eure Mitarbeiter mit einbeziehen wollt, hilft euch der Überblick über die Teilnehmenden ebenfalls dabei. Ist jemand unter den ihnen, der gerne Fotos macht, ein Instrument spielt oder andere Talente hat, die den Abend mit gestalten können?
4. Party oder Familienidyll?
Am Anfang des Jahres solltet ihr euch darüber im Klaren sein, womit ihr eure Firmenfeier füllen wollt. In der Detail-Planung könnt ihr dann einzelne Programmpunkte und Feinheiten festlegen. Die einzelnen Programmpunkte lassen sich auch einige Wochen vor dem Event planen. Wenn ihr das Jahr mit einer Firmenfeier startet, bei der die Familien samt Kinder willkommen sind, könnt ihr in der Mitte des Jahres eine richtige Sause feiern. Dazwischen wäre zum Beispiel auch ein Team-Building Event passend.
Für die Planung eines großen Firmenevents solltet ihr die Eckpunkte, die dem Abend einen Rahmen bieten ebenfalls markieren. Wann wird das Buffet eröffnet, gibt es Ansprachen oder andere Programmpunkte? Hier kommen einige Beispiele für wichtige Fragen, die ihr euch in Bezug auf die Planung stellen solltet:
- Soll es eine Sitzordnung geben?
- Ist ein bestimmter Dresscode gewünscht?
- Soll es ein Motto geben?
- Gibt es Unverträglichkeiten beim Essen?
- Sollen Spiele gespielt werden?
DJ für die Firmenfeier?
Wenn ihr gerade dabei seid, ein größeres Firmenevent zu planen, ist die Frage nach dem Tanzprogramm obligatorisch. Musik beeinflusst unsere Stimmung enorm. Um jedem Gast gerecht zu werden ist es sinnvoll einen professionellen DJ zu buchen. Dieser weiß genau, wann er welche Musik spielen muss, um die Gäste in eine ausgelassene Stimmung zu bringen. Außerdem kann der DJ auch eine Rede oder Spiele musikalisch untermalen, was die Intensität des Erlebnisses steigert. Sei es nun die dezente Hintergrundberieselung während des Essens oder die Tanzmusik für die Party danach. Die Musik spielt eine so entscheidende Rolle, dass es ungünstig ist, wenn sich ein oder zwei eigene Mitarbeiter darum kümmern. Falls die Musik bei den anderen Gästen nicht gut ankommt, werden die Musik-Verantwortlichen im wahrsten Sinne des Wortes dafür die Verantwortung tragen müssen. Bei einem externen DJ sieht das Ganze schon wieder anders aus. Hier können sich alle Gäste frei füllen Musikwünsche zu äußern und die Musikauswahl wird weniger kritisch beäugt.
Bei einer kleinere Feier ohne DJ könnt ihr ebenfalls auf unsere Party-Playlisten zurückgreifen:
5. Finale Infos
Sobald alle Details feststehen, solltet ihr alle Teilnehmer und Teilnehmerin mit den wichtigsten Infos versorgen. Am besten macht ihr das per Mail oder auch mit kleinen Broschüren, wenn es ein großes Event ist. Macht alle Programmpunkte deutlich, sodass sich jeder gut vorbereiten kann. Es sollte auch ersichtlich sein, welche Kosten die Firma übernimmt oder welche Kosten die Mitarbeiter selbst tragen müssen. Fahrt- und Übernachtungskosten sollten aber in der Regel von der Firma selbst getragen werden.
6. Alle Kosten im Blick
Wie bei allen anderen Veranstaltungen auch, solltet ihr einen ausführlichen Kostenplan haben, der alle Ausgaben enthält. Behaltet auf jeden Fall einen Puffer, falls ein Dienstleister abspringt und ihr ggf. umbuchen oder etwas dazu mieten müsst.
Gut Planen ist gar nicht so schwer
Ihr habt nun die wichtigsten Punkte kennengelernt und habt dadurch einen handfesten Überblick erhalten. Nun könnt ihr die Punkte auf eure Branche anwenden und eventuell Unterpunkte ergänzen. In jedem Fall wünschen wir von Evely euch eine super Firmenfeier. Einen passenden DJ oder Musiker findet ihr wie immer bei uns.